Umsetzungsberatung für erfolgreiche Unternehmenskommunikation

Erfolgreiche Unternehmen führen einen kontinuierlichen Dialog mit ihren Mitarbeitern. Sie kommunizieren nicht erst in der Krise, bei Veränderungen oder nur „bei Bedarf“. Sie kommunizieren auf verschiedenen Kanälen, den jeweiligen Zielgruppen entsprechend und vor allem konsistent.

Das bedeutet:

• die Botschaften sind immer gleichlautend egal, welche Zielgruppe angesprochen wird,
• die Botschaften sind eindeutig, widersprechen sich nicht, auch nicht in der zeitlichen Abfolge,
• die Botschaften werden zum richtigen Zeitpunkt gesendet.

Mit meiner Umsetzungsberatung unterstütze ich Sie dabei, Ihre Unternehmenskommunikation zu optimieren. Denn für die Umsetzung einer Kommunikationsstrategie gibt keine Schablone, die auf alle Situationen gewendet werden kann. Sie sollte immer maßgeschneidert sein.  So wie die Strategie die individuelle Handschrift des Unternehmens und des Managements trägt, so ist es auch bei der Umsetzung. Der eine möchte alle denkbaren Kanäle nutzen, die andere sich auf ein Medium konzentrieren. Beides hat Vor- und Nachteile und kann nur im konkreten Fall bewertet werden.

Maßgeschneiderte Lösungen

Grundsätzlich stehen zahlreiche Online- und Offline-Kanäle in der Mitarbeiterkommunikation zur Verfügung. Ich berate Sie dabei, welcher Medien-Mix der für Sie, Ihr Unternehmen und Ihre Strategie adäquate ist und wie Sie ihn erfolgreich umsetzen. Dabei gibt es keine gute Lösung aus der Schublade. Es gibt jedoch einige grundsätzliche Voraussetzungen für eine gelungene Unternehmenskommunikation.

Nehmen wir an, ein Unternehmen will seinen Vertrieb neu strukturieren. Dafür wurde ein Prozess definiert und die Kommunikationsstrategie entsprechend geplant. Der Informationsaustausch zwischen den Ebenen ist organisiert und zentrale Botschaften sind festgelegt worden. Die Aufgabenstellung lautet: Auf welchen Kanälen soll die Restrukturierung zum ersten Mal kommuniziert werden?

Voraussetzungen für gelungene Kommunikation

Die Ankündigung von Veränderungen versetzen grundsätzlich zunächst alle Mitarbeiter eines Unternehmens in Unruhe, egal ob Führungskraft oder Auszubildender. Auch wenn der Veränderungsdruck so hoch, dass alle Beteiligten bereits zu Beginn des Prozesses damit einverstanden sind, wird man eine Verunsicherung nicht ganz ausschließen können.

Vor der Wahl des Mediums ist für die Kommunikation zunächst folgendes entscheidend:

• Wahl des Zeitpunkts,
• Vollständigkeit der Information,
• Erläuterung der Zielsetzung der Veränderung.

Zeitpunkt:

Informieren Sie Ihre Mitarbeiter offiziell über Veränderungen, bevor Sie mit dem Unternehmensumfeld offiziell sprechen. Nur weniges kann mehr Widerstand erzeugen, als dass Mitarbeiter aus der Zeitung oder von ihren Kunden erfahren, welche Veränderungen bei ihrem Arbeitgeber geplant sind.

Vollständigkeit:

Informieren Sie gleich zu Beginn des Veränderungsprozesses umfassend. Zu wenig Information oder Salamitaktik ist nicht minder verheerend, als zu späte Information. Wenn es negative Auswirkungen geben wird, erklären Sie diese. So haben Sie den Kommunikationsprozess in der Hand und sind nicht der Herrschaft des Flurfunks ausgeliefert.

Ziele:

Teilen Sie in der Ankündigung mit, was das Ziel der Anstrengung ist und warum. Nur Mitarbeiter, die wissen warum und wofür sie ihre Aufgaben oder gar ihr Verhalten ändern sollen, werden dies engagiert tun. Wer sich mit einem Ziel identifizieren kann, wird auch an der Erreichung dieses Ziels arbeiten.

Die Wahl des Medium selbst hängt natürlich auch von der Unternehmensgröße und der Zahl der Management-Ebenen ab. Auch der Grad der Digitalisierung im Unternehmen ist ausschlaggebend dafür, ob Sie direkte, digitale oder gedruckte Kommunikation nutzen sollten.

Direkte Kommunikation

Die E-Mail des Geschäftsführers an die Mitarbeiter kann der adäquate Weg für eine Ankündigung sein, insbesondere dann, wenn so eine E-Mail nicht die Regel ist und somit für entsprechende Aufmerksamkeit in der täglichen E-Mail-Flut sorgt. Sie ist schnell, kostengünstig und benötigt keinen organisatorischen Aufwand. Rückfragen sollten entsprechend schnell beantwortet werden. Auch so initiieren Sie den Dialog. Die E-Mail funktioniert aber nur dann gut, wenn wirklich alle Mitarbeiter Zugang zu diesem Medium haben und nicht bestimmte Berufsgruppen von vornherein davon ausgeschlossen sind.

Deshalb ist es sinnvoll, parallel zur direkten Kommunikation eine schriftliche Information anzubieten. Dies kann ein Flugblatt oder Flyer sein, eine Präsentation der Veranstaltung, die anschließend im Intranet zur Verfügung gestellt oder Mail verschickt wird, ein Plakat, das ans Schwarze Brett gehängt wird oder ein ausführlicher Artikel in der Mitarbeiterzeitung und im Intranet. Damit schaffen Sie Klarheit und vermeiden Diskussionen über die Auslegung des Gesagten.

Digitale Kommunikation

Direkte Kommunikation Betriebsversammlung, heute gern auch als Townhall-Meeting bezeichnet, eignet sich sehr gut für Gruppen bis 100 Personen. Die direkte und persönliche Kommunikation durch das Top-Management vermittelt nicht nur die hohe Priorität des Veränderungsprozesses, sondern auch den Grad der Wertschätzung für die Mitarbeiter. Wenn im Anschluss Fragen zugelassen werden, initiieren Sie gleichzeitig den Austausch auf allen Ebenen. Ein Nachteil ist der hohe Zeitaufwand und die Informationen sind nicht archivierbar.

Ein Video im Intranet hat den Vorteil, dass die Art Präsentation vorab überprüft werden und sich die Nachricht immer wieder angesehen werden kann. Nachteil ist, dass keine Diskussion möglich ist.

Print-Medien

Je nach dem, welche Medien bereits im Unternehmen etabliert sind, kann auch gedrucktes Produkt sinnvoll sein. Eine Sonderausgabe der Mitarbeiterzeitung wird mehr erreichen, als ein Artikel in der regulären Ausgabe. Ein Info-Plakat kann auch die richtige Ansprache sein, abhängig vom Umfang des Veränderungsprojektes und der Unternehmenskultur. Ein Rundschreiben als personalisierter Brief oder Flyer sind weitere Möglichkeiten der Kommunikation.

Gelungene Unternehmenskommunikation orientiert sich immer an den individuellen Gegebenheiten, sie ist immer maßgeschneidert.